Correspondência Oficial

⊗ Redação oficial é a maneira pela qual o Poder Público redige atos normativos e comunicações.

⊗ São dirigidas tanto ao próprio Poder Público como a particulares.

⊗ Possui os seguintes atributos: impessoalidade, padrão culto de linguagem, clareza, concisão, formalidade e uniformidade.

⊗ Três fatores do tratamento impessoal, segundo o Manual de Redação Oficial da Presidência da República:

a) ausência de marcas individuais de quem comunica;

b) impessoalidade de quem recebe a comunicação;

c)  caráter impessoal da mensagem tratada.

⊗ Há o consenso de que padrão culto é aquele que respeita as regras da gramática formal e que permite o emprego de um vocabulário comum ao conjunto dos usuários do idioma.

⊗ Não existe propriamente um “padrão oficial de linguagem”. Existe, sim, o uso do padrão culto nos atos e nas comunicações oficiais.

⊗ Emprego dos Pronomes de Tratamento – Vossa Excelência: Presidente da República/ Vice-Presidente da República/ Ministros de Estado/ Governadores e Vice-Governadores de Estado e do Distrito Federal/ Oficiais-Generais das Forças Armadas/ Embaixadores/ Secretários de Estado dos Governos Estaduais/ Prefeitos Municipais/ Secretários-Executivos de Ministérios/ Deputados Federais e Senadores/ Deputados Estaduais e Distritais/ Ministros do Tribunal de Contas da União/ Conselheiros dos Tribunais de Contas Estaduais/ Presidentes das Câmaras Legislativas Municipais/ Ministros dos Tribunais Superiores/ Membros de Tribunais/ Juízes/ Auditores da Justiça Militar.

→O vocativo a ser empregado em comunicações dirigidas aos Chefes de Poder (Executivo, Legislativo e Judiciário) é Excelentíssimo Senhor, seguido do cargo respectivo: Excelentíssimo Senhor Presidente da República.

→As demais autoridades serão tratadas com o vocativo Senhor, seguido do cargo respectivo:

Senhor Senador;
Senhor Juiz.

→No envelope, o endereçamento das comunicações dirigidas às autoridades tratadas por Vossa Excelência, terá a seguinte forma:

A Sua Excelência o Senhor
Senador Fulano de Tal
Senado Federal
70165-900 – Brasília. DF

→Vossa Senhoria é empregado para as demais autoridades e para particulares. O vocativo adequado é:
Senhor Fulano de Tal.

→A forma Vossa Magnificência é empregada, por força da tradição, em comunicações dirigidas a reitores de universidade. Corresponde-lhe o vocativo: Magnífico Reitor.

Os pronomes de tratamento para religiosos, de acordo com a hierarquia eclesiástica, são:

→Vossa Santidade, em comunicações dirigidas ao Papa. Vocativo: Santíssimo Padre;

→Vossa Eminência aos Cardeais. Vocativo: Eminentíssimo Senhor Cardeal;

→Vossa Excelência Reverendíssima aos Arcebispos e Bispos. Vocativo: Excelentíssimo e Reverendíssimo Senhor Arcebispo/Bispo;

→Vossa Reverendíssima para Monsenhores, Cônegos e superiores religiosos. Vocativo: Reverendíssimo Monsenhor/Cônego;

→Vossa Reverência aos sacerdotes, clérigos e demais religiosos. Vocativo: Reverendíssimo Senhor Sacerdote/Clérigo.

⊗ Algumas abreviações:

⊗ Fechos: o manual de Redação da Presidência da República estabelece o emprego de somente dois fechos diferentes para todas as modalidades de comunicação oficial:

   a) para autoridades superiores, inclusive o Presidente da República: Respeitosamente,

   b) para autoridades de mesma hierarquia ou de hierarquia inferior: Atenciosamente,

⊗ Excluídas as comunicações assinadas pelo Presidente da República, TODAS as demais comunicações oficiais devem trazer: o nome da autoridade que as expede e o cargo da autoridade que as expede. É importante frisar que tanto o nome quanto o cargo da autoridade deve localizar-se abaixo do local de sua assinatura.

⊗ Tipos de documentos:

Aviso e ofício são modalidades de comunicação oficial praticamente idênticas. A única diferença entre eles é que o aviso é expedido exclusivamente por Ministros de Estado, para autoridades de mesma hierarquia, ao passo que ofício é expedido para e pelas demais autoridades.
Quanto à forma, tanto o aviso quanto o ofício seguem o modelo do padrão ofício, com acréscimo do vocativo, que invoca o destinatário, seguido de vírgula.

Memorando é uma modalidade de comunicação entre unidades administrativas de um mesmo órgão, que podem estar hierarquicamente em mesmo nível ou em níveis diferentes.Trata-se, portanto, de uma forma de comunicação eminentemente (exclusivamente) interna. Quanto à forma, o memorando segue o modelo do padrão ofício, com a diferença de que seu destinatário deve ser mencionado pelo cargo que ocupa. Exemplo: Ao Sr. Chefe do Departamento de Administração.

Exposição de motivos é o expediente dirigido ao Presidente da República ou ao Vice-Presidente para:
a) informá-lo de determinado assunto;
b) propor alguma medida; ou
c) submeter à sua consideração projeto de ato normativo.

Em regra, a exposição de motivos é dirigida ao Presidente da República por um Ministro de Estado.

 A exposição de motivos, de acordo com sua finalidade, apresenta duas estruturas básicas:

   uma para aquela que tenha caráter exclusivamente informativo; e

   outra para a que proponha alguma medida ou submeta projeto de ato.

Mensagem compreende-se o instrumento de comunicação oficial entre os Chefes dos Poderes Públicos (Executivo, Legislativo e Judiciário).

Telegrama: com a finalidade de uniformizar a terminologia e simplificar os procedimentos burocráticos, passa a receber o título de telegrama toda comunicação oficial expedida por meio de telegrafia, telex etc.

Fax é utilizado Para a transmissão de mensagens urgentes e para o envio antecipado de documentos, de cujo conhecimento há urgência, quando não há condições de envio do documento por meio eletrônico.

Correio eletrônico (e-mail), por seu baixo custo e celeridade, transformou-se na principal forma de comunicação para transmissão de documentos.